Comment améliorer le Coût Total de Possession

Vous pouvez d'abord penser qu'un produit moins cher sera plus rentable. Mais souvent, il ne sera pas aussi performant ou ne durera pas aussi longtemps qu'une pièce plus chère. Le prolongement de la durée de vie est le facteur le plus important pour réduire le TCO. Si vous pouvez allonger la durée des intervalles de maintenance et d'entretien, vous pouvez améliorer considérablement votre TCO. Un produit dont le coût d'achat est plus élevé est susceptible d'avoir de meilleures performances, ce qui entraîne moins de coûts de maintenance.

En anticipant les problèmes dès le départ, vous pouvez éviter des temps d'arrêt coûteux. Pensez aussi à ce que les temps d'arrêt signifient pour vos accords de niveau de service avec les clients. Serez-vous en rupture de contrat si vous subissez un temps d'arrêt et n'êtes pas en mesure de livrer ? Y aura-t-il des pénalités financières coûteuses pour cela, que vous ne pouvez pas risquer de prendre ?

En normalisant les produits et en achetant en grandes quantités, vous avez plus de chances de bénéficier d'une remise sur les achats en gros et de gains d'efficacité, ce qui contribue à réduire le TCO.

La normalisation présente également des avantages lorsqu'il s'agit d'obtenir des certifications de sécurité. Par exemple, plutôt que d'avoir 25 types différents de joints toriques, vous pouvez réaliser des gains d'efficacité et réduire le TCO en normalisant le moins possible. Il est beaucoup plus facile et plus rapide d'obtenir des certifications pour trois produits que pour 25.

Les tâches administratives sont cruciales dans toute entreprise, mais elles peuvent prendre énormément de temps. Envisager des moyens de rationaliser et de faciliter ces tâches contribuera à améliorer l'efficacité et à réduire le TCO.

Optimiser le processus d'achat est ici essentiel. Il est possible de gagner en efficacité dans le domaine des achats en examinant et en intégrant un certain nombre d'approches différentes, telles que l'utilisation de distributeurs automatiques ou d'échanges de données informatisés (EDI).

Les distributeurs automatiques aident à réduire les coûts au strict minimum. Le recours aux distributeurs automatiques pour les consommables permet aux utilisateurs d'accéder facilement aux équipements 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans avoir à remplir de bons de commande et à demander des devis chaque fois qu'un nouvel article est nécessaire. Les distributeurs automatiques peuvent même être configurés avec des cartes à puce personnalisées, ce qui signifie que chaque employé reçoit le bon équipement au bon moment. Même lorsqu'ils travaillent de nuit et qu'il n'y a pas de responsable d'entrepôt présent.

Les niveaux de stock peuvent être surveillés facilement à l'aide d'un logiciel et réapprovisionnés régulièrement afin que le personnel ne soit pas à court d'outils, d'EPI et d'accessoires essentiels. Le risque d'erreur humaine lié au suivi manuel peut également être réduit. D'après notre expérience, nous avons constaté que les employés utilisent moins d'articles lorsqu'il y a un distributeur automatique, ce que nous soupçonnons être dû au fait que leur utilisation des produits peut être retracée.

Envisagez également de mettre en place des accords d'achat avec les fournisseurs. En reliant votre système ERP directement au système de vos fournisseurs, il est plus facile pour le personnel d'acheter des équipements au fur et à mesure de leurs besoins. Grâce à l'EDI, les bons de commande, les factures, etc., peuvent être échangés en ligne en toute sécurité et avec précision entre vous et votre fournisseur, à l'aide de formulaires standardisés. Cela permet au personnel de sélectionner et de commander facilement les pièces lorsqu’elles sont nécessaires et de réduire le temps consacré à la paperasse.

En partant du principe que les équipements et les composants tomberont régulièrement en panne, il faut toujours avoir des pièces de rechange sous la main. Mais le fait de devoir acheter toutes ces pièces de rechange et de les stocker entraîne forcément des coûts supplémentaires pour votre entreprise. Une étude d'ERIKS montre que 10 % du budget est gaspillé car il est consacré à des pièces inutilement dupliquées*.

Le turn-over de certains produits est souvent faible et ils peuvent être laissés en rayon pendant des années et finir par devenir inutilisables. C'est un gaspillage important et un domaine dans lequel il est possible de réduire le TCO. En gérant soigneusement votre stock de pièces de rechange, vous pouvez réduire vos coûts d'investissement.

Pour éviter les confusions et les pertes de temps, il convient d'étiqueter correctement les pièces et de s'assurer que des composants d'apparence identique (joints toriques et roulements, par exemple) ne sont pas stockés à proximité les uns des autres.

Le temps de recherche peut encore réduire le TCO. D'après nos études, on perd 13 minutes à chercher chaque pièce de rechange*. Il est clair qu'en réduisant ce temps, même de quelques minutes, on obtient une économie cumulée considérable. Pour y parvenir, vous pouvez examiner de près la disposition de votre entrepôt et veiller à ce que les produits soient stockés aux meilleurs endroits.

Consolider les expéditions est un autre moyen de réduire le coût total de possession. Avec une stratégie de fournisseur unique, vous pouvez avoir des livraisons hebdomadaires ciblées et être prêt à les recevoir, plutôt que des livraisons inefficaces par-ci par-là.

Après avoir constaté qu'il est possible de réduire le TCO et de faire des économies dans l'ensemble de votre entreprise, vous pouvez être confronté à de nombreux défis :

• Les gens sont très réticents au changement – c'est la nature humaine. Et il est d'autant plus difficile de convaincre les gens que les avantages immédiats ne sont pas toujours évidents. Les gains financiers ne sont pas toujours tangibles. De plus, la mise en œuvre du changement en soi coûte de l'argent et tout le monde ne considère pas que le changement vaut les inconvénients apparents qui peuvent l'accompagner.
• Accepter le statu quo est un gros problème pour la réduction du TCO. Par exemple, dans le cas d'une usine de produits alimentaires, le personnel avait mis la radio très fort. Il est devenu évident que c'était pour étouffer le bruit du convoyeur. Personne ne s'est demandé pourquoi le convoyeur était bruyant et s'il fallait le réparer. En regardant de plus près, il s'est avéré que les roulements du convoyeur ne fonctionnaient pas efficacement, ce qui obligeait le moteur à travailler plus que d'habitude et à dépenser de l'énergie supplémentaire, qui aurait pu être économisée. Mais c'est comme ça !
• Rationaliser et automatiser les processus permet de libérer du temps pour le personnel et de calculer les économies réalisées sur les heures de travail. Toutefois, ces personnels restent des employés avec des droits. Vous ne pouvez pas simplement réduire leur charge de travail et vous aurez toujours des salaires à payer. Réfléchissez plutôt à la meilleure façon d'utiliser leur temps pour qu'ils fassent les tâches pour lesquelles ils sont les plus compétents.
• Un autre défi dans le calcul du TCO est d'identifier les bonnes données à utiliser et d'avoir accès à ces données et aux bonnes personnes qui détiennent ces informations. Un mauvais alignement des objectifs entre les différentes fonctions commerciales n'est pas propice. Il y a généralement une disparité entre la manière dont les équipes chargées des achats achètent les fournitures et la manière dont ceux qui travaillent dans les entrepôts doivent fonctionner, ce qui ne facilite pas les choses.

L'un des moyens d'influencer les collègues consiste à faire une analyse de rentabilité qui démontre les possibilités de réduction du TCO. Pouvoir montrer quel serait l'impact financier positif qui en résulterait est un outil puissant.

Comme nous pouvons le constater, le TCO ne se résume pas à ce que l'on croit. Il ne s'agit pas uniquement de s'assurer qu'un produit a une maintenance minimale ou une longue durée de vie, mais d'intégrer tous les coûts associés à l'achat et au stockage.

Une analyse de rentabilité expliquant pourquoi il est important de prendre en compte le TCO peut vous aider à obtenir l'adhésion interne et à prouver sa valeur. Un bon point de départ consiste à analyser la situation actuelle et le mode de fonctionnement, ainsi que tous les coûts associés au produit.

Vous pouvez commencer par établir une liste de contrôle et calculer le TCO pour différents scénarios et configurations. Vous pouvez également faire appel à des experts qui vous aideront à identifier exactement les économies possibles et faciliteront le processus en veillant à ce que toutes les possibilités soient prises en compte.

Par exemple, si vous remplacez un moteur par un autre plus économe en énergie, vous ne bénéficiez pas simplement d'une seule réduction des coûts d'énergie, mais d'un avantage permanent dans le temps puisque vous ferez des économies chaque année.

Considérez également que le calcul et l'amélioration du TCO ont des répercussions beaucoup plus larges pour l'entreprise et que les avantages peuvent être réalisés sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, une réduction de 10 % des temps d'arrêt ne signifie pas seulement que vous pouvez fonctionner plus efficacement et faire des économies, mais réfléchissez aussi à ce que cela signifie pour votre client. Êtes-vous en mesure d'être plus compétitif sur le marché ?

Nos ingénieurs peuvent vous aider à trouver facilement le chemin vers la réduction du TCO, en identifiant les domaines dans lesquels il est possible de faire des économies et en calculant les économies réalisables.